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Die Erstellung des Geschäftsberichts dürfte für alle Beteiligten mittlerweile ein eingespielter Selbstläufer sein – sollte man meinen. Doch die stetig enger gesetzten Veröffentlichungstermine und steigenden Anforderungen an die Berichterstattung stellen immer größere Anforderungen an das Projektmanagement.

• 16 Unternehmen veröffentlichten vorläufige Zahlen
• 1,5 Tage wurde die Bilanzpressekonferenz im Durchschnitt vorverlegt
• 25 % der DAX-30-Unternehmen veröffentlichten in diesem Jahr später als 2007Rund
• 57 Tage liegen durchschnittlich zwischen Abschluss und Bilanzpressekonferenz
• 70 Tage liegen durchschnittlich zwischen Abschluss und GB-Veröffentlichung

Fast forward?
Investoren erwarten korrekte, umfassende und schnelle Informationen. Unternehmen wollen schneller sein als der Wettbewerb – das gilt auch für die Berichterstattung. Längst hat sich in den DAX-Unternehmen durchgesetzt, die Jahresergebnisse etwa acht bis zehn Wochen nach Bilanzstichtag zu veröffentlichen.

Die Möglichkeiten, sich durch Prozessoptimierungen den entscheidenden Vorsprung im Wettrennen um die Erstveröffentlichung zu verschaffen, scheinen jedoch langsam ausgereizt. Zwar wurde 2008 der Bilanzpressekonferenztermin von den DAX-30-Unternehmen im Durchschnitt um 1,5 Tage vorverlegt, doch es ist gleichzeitig eine Gegenbewegung zu beobachten: Rund 25 % der Unternehmen haben sich zwischen Jahresabschluss und Präsentation der Zahlen wieder mehr Zeit gelassen. Weitere 13 % haben immerhin die Handbremse angezogen und für den Bilanzpressekonferenztermin das Vorjahresdatum gewählt.

Testiert oder untestiert?
Als Reaktion auf die Forderung nach schneller Information hat sich mittlerweile die Veröffentlichung vorläufiger Zahlen etabliert. 46 % der DAX-30-Unternehmen haben sich 2008 für diesen Weg entschieden. Hier setzt SAP die Benchmark: Der Softwarekonzern präsentierte seine untestierten Jahresergebnisse bereits am 30. Januar, gefolgt von MAN und der Deutschen Bank. Zehn der 14 Unternehmen veröffentlichten die Zahlen in Form einer ausführlichen Pressemitteilung und von Präsentationsunterlagen, vier gaben eigens eine untestierte Kurzfassung des Geschäftsberichts heraus.

54 % setzen dagegen weiterhin auf die Veröffentlichung testierter Jahresergebnisse. Nur mit einer Online-Fassung des Geschäftsberichts ins Feld zu ziehen, ist für den Großteil der Unternehmen keine Alternative: 15 der 16 Unternehmen, die mit den testierten Zahlen an die Öffentlichkeit gehen, wählen dafür nach wie vor den Printbericht. Spitzenreiter ist der Pharma- und Chemiekonzern Merck, der bereits am 16. Februar den testierten Geschäftsbericht präsentierte – frisch aus der Druckerpresse. Damit liegt das Unternehmen sogar noch vor sechs anderen Unternehmen, die mit vorläufigen Zahlen an die Öffentlichkeit gehen. RWE und Henkel folgen auf den Plätzen zwei und drei.

Die Beispiele zeigen: Es ist eine lösbare Aufgabe, dem Kapitalmarkt Mitte Februar testierte und aufbereitete Jahresergebnisse zu präsentieren. Was Sie dafür brauchen? Jede Menge Disziplin und ein gutes Timing.

Geschäftsbericht zum Valentinstag

Nach dem GB ist vor dem GB
Kaum ist der Veröffentlichungstermin hinter sich gebracht, wird vielerorts aufgeatmet und sich zurückgelehnt. Eine wichtige Frage bleibt dabei häufig auf der Strecke: Was sollte im nächsten Jahr besser laufen? Zeitnahes Reflektieren der Prozesse ist wichtig – solange die Eindrücke noch frisch sind und bevor während der Sommermonate Gras über die Stolpersteine wächst, anstatt sie ein für alle Mal aus dem Weg zu räumen.

Imageteil unterm Weihnachtsbaum
Wer sich eine Veröffentlichung bis Mitte Februar zum Ziel gesetzt hat, darf sich im Januar nicht mehr mit untestierten Texten befassen. Wer im Januar noch das Vorstandsshooting organisiert, belegt Kapazitäten, die für andere Dinge sinnvoller eingesetzt werden können. Im Januar spielen die Zahlen die Hauptrolle.Allerheilig(en): Lagebericht & AnhangErhebliche Teile von Lagebericht und Anhang können bereits acht Wochen vor Jahresabschluss geschrieben werden. Wer Allerheiligen loslegt, schafft sich die notwendigen redaktionellen Freiräume, um sich im Januar voll auf die Kommentierung der Zahlen konzentrieren zu können.

Das Lebkuchen-Loch
Vier Wochen sind nicht immer gleich vier Wochen. Resturlaube und Besinnlichkeit können zwischen Mitte Dezember und Mitte Januar die Produktivität in Ihrem Projekt drastisch senken. Berücksichtigen Sie dieses Phänomen bei der Timing-Erstellung.

Fein getimt
Sie kennen die Meilensteine Ihres Projekts? Gut. Aber kennen Ihre Kollegen sie auch? Die zu Beginn des Projekts sorgfältig erstellten Timings verstauben leider oft in der Schublade. Mit einem wöchentlichen Feintiming in der heißen Phase, das alle Beteiligten taggenau, teilweise stundengenau über die nächsten Schritte und zu erledigenden Aufgaben informiert, sind Sie auf der sicheren Seite.

Ist nicht am Platz
Sie wissen, wer wann welche Aufgaben erledigt. Aber wissen Sie auch, wer wann nicht erreichbar ist? Wo ist eine Deadline wirklich „tödlich“, weil der Ansprechpartner am nächsten Tag nicht mehr erreichbar ist? Wissen Sie, wie Sie jeden Ihrer Ansprechpartner im Notfall erreichen können? Ergänzen Sie Ihre Working Group List um Abwesenheits- und Kontaktzeiten – damit der Notfall gar nicht erst eintritt.

Die Jury
Das Konzept ist präsentiert. Der Vorstand hat seinen Segen gegeben. Der Weg ist klar. Ein guter Moment! Aber mal ehrlich: Welcher Geschäftsbericht sieht bei seiner Fertigstellung exakt so aus, wie es bei der Konzeptpräsentation ein Dreivierteljahr zuvor angedacht war? Das Projekt lebt, und das ist auch gut so. Wichtig nur: Lassen Sie Vorstand und andere Entscheider daran teilhaben, wie Ihr „Baby“ wächst und gedeiht. So verhindern Sie mit Sicherheit das böse Erwachen bei der finalen Abnahme.

Auch andere planen
Das erfolgreiche Fotoshooting schreit geradezu nach einer Verlängerung der Bildstrecke, und kurz vor dem Testat hat der CEO noch eine im wahrsten Sinne des Wortes umwerfende Schaubild-Idee – die einzige Konstante im Erstellungsprozess ist häufig der Wandel. Vergessen Sie in diesen wilden Zeiten Ihre Dienstleister nicht! Möglicherweise werfen zwei zusätzliche Seiten Bildstrecke den kompletten Maschinenbelegungsplan Ihrer Druckerei über den Haufen, und wer weiß, ob das neue Schaubild überhaupt webgerecht aufbereitet werden kann.

Was Sie vielleicht als zu vernachlässigende Veränderung der Parameter empfinden, kann sich für Ihre Dienstleister, kurz vor knapp entdeckt, als Super-GAU entpuppen. Halten Sie Ihre Partner daher stets über Veränderungen auf dem Laufenden, mögen sie Ihnen auch noch so unerheblich erscheinen.

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